การจัดรูปแบบใน Excel (2016, 2013 & 2010 และอื่น ๆ )
การจัดรูปแบบใน excel เป็นเคล็ดลับที่ประณีตใน excel ซึ่งใช้ในการเปลี่ยนลักษณะของข้อมูลที่แสดงในแผ่นงานการจัดรูปแบบสามารถทำได้หลายวิธีเช่นเราสามารถจัดรูปแบบแบบอักษรของเซลล์หรือเราสามารถจัดรูปแบบตารางโดยใช้ สไตล์และแท็บรูปแบบที่มีอยู่ในแท็บหน้าแรก
วิธีจัดรูปแบบข้อมูลใน Excel (เป็นขั้นเป็นตอน)
ให้ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการทำงานเกี่ยวกับการจัดรูปแบบข้อมูลใน excel โดยใช้ตัวอย่างง่ายๆ สมมติว่าเรามีรายงานการขายสำหรับองค์กรอย่างง่ายดังนี้:
คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลต Excel การจัดรูปแบบได้ที่นี่ - การจัดรูปแบบเทมเพลต Excel
รายงานนี้ไม่น่าสนใจสำหรับผู้ชม เราจำเป็นต้องจัดรูปแบบข้อมูล
ตอนนี้ในการจัดรูปแบบข้อมูลใน excel เราจะทำ
- ข้อความของหัวคอลัมน์เป็นตัวหนา
- ขนาดตัวอักษรใหญ่ขึ้น
- ปรับความกว้างของคอลัมน์โดยใช้ปุ่มทางลัด ( Alt + H + O + I ) หลังจากเลือกทั้งตาราง (โดยใช้Ctrl + A )
- จัดกึ่งกลางข้อมูล
- ใช้เส้นขอบโดยใช้ (Alt + H + B + T )
- ใช้สีพื้นหลังโดยใช้คำสั่ง'Fill Color' ที่มีอยู่ในกลุ่ม'Font'ใน'Home'
เราจะใช้รูปแบบเดียวกันสำหรับแถว'Total'สุดท้ายของตารางโดยใช้คำสั่ง'Format Painter' ที่มีอยู่ในกลุ่ม'Clipboard'บนแท็บ'Home'
เนื่องจากจำนวนเงินที่รวบรวมเป็นสกุลเงินเราจึงควรจัดรูปแบบให้เหมือนกับสกุลเงินโดยใช้คำสั่งที่มีอยู่ในกลุ่ม "ตัวเลข" ที่วางไว้บนแท็บ"หน้าแรก"
หลังจากเลือกเซลล์ที่เราต้องการจัดรูปแบบเป็นสกุลเงินเราจำเป็นต้องเปิดกล่องโต้ตอบ"จัดรูปแบบเซลล์"โดยคลิกลูกศรที่ทำเครื่องหมายไว้ด้านบน
เลือก'สกุลเงิน'และคลิกที่'ตกลง'
เราสามารถใช้เส้นขอบเค้าร่างกับตารางได้ด้วย
ตอนนี้เราจะสร้างป้ายชื่อสำหรับรายงานโดยใช้'รูปร่าง' ในการสร้างรูปร่างเหนือตารางเราต้องเพิ่มแถวใหม่สองแถวเพื่อที่เราจะเลือกแถวโดย'Shift + Spacebar'จากนั้นแทรกสองแถวโดยกด'Ctrl +' +สอง
ในการแทรกรูปร่างเราจะเลือกรูปร่างที่เหมาะสมจากคำสั่ง'รูปร่าง' ที่มีอยู่ในกลุ่ม'ภาพประกอบ'ในแท็บ'แทรก'
สร้างรูปร่างตามความต้องการและด้วยสีเดียวกับส่วนหัวของคอลัมน์และเพิ่มข้อความในรูปร่างโดยคลิกขวาที่รูปร่างและเลือก'แก้ไขข้อความ'
นอกจากนี้เรายังสามารถใช้แท็บบริบท'รูปแบบ'ในการจัดรูปแบบรูปร่างโดยใช้คำสั่งต่างๆเช่น'Shape Outline' , 'Shape Fill' , 'Text Fill' , 'Text Outline'เป็นต้นนอกจากนี้เรายังสามารถใช้การจัดรูปแบบ excel กับข้อความโดยใช้ คำสั่งที่มีอยู่ในกลุ่ม"แบบอักษร" ที่อยู่ในแท็บ"หน้าแรก"
นอกจากนี้เรายังสามารถใช้'รูปแบบตามเงื่อนไข'สำหรับการสละความสนใจของผู้ชมสำหรับ'Top 3'พนักงานขายและ'ล่าง 3'พนักงานขาย
ดังนั้นจัดรูปแบบเซลล์ที่อยู่ใน 3 อันดับแรกด้วยเติมสีเขียวด้วยข้อความสีเขียวเข้ม
นอกจากนี้ให้จัดรูปแบบเซลล์ที่อยู่ในอันดับ 3 ด้านล่างด้วยLight Red พร้อมข้อความสีแดงเข้ม
เราสามารถใช้ตัวเลือกอื่น ๆ นอกจากนี้ยังมีรูปแบบตามเงื่อนไขซึ่งเป็น'ข้อมูลบาร์'
นอกจากนี้เรายังสามารถสร้างแผนภูมิเพื่อแสดงข้อมูลซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ'การจัดรูปแบบข้อมูล Excel'
ปุ่มทางลัดเพื่อจัดรูปแบบข้อมูลใน Excel
- ในการทำให้ข้อความเป็นตัวหนา : Ctrl + B หรือ Ctrl + 2
- วิธีทำให้ข้อความเป็นตัวเอียง : Ctrl + I หรือ Ctrl + 3
- ในการขีดเส้นใต้ข้อความ: Ctrl + U หรือ Ctrl + 4
- หากต้องการทำให้ขนาดแบบอักษรของข้อความใหญ่ขึ้น: Alt + H, FG
- ในการทำให้ขนาดตัวอักษรของข้อความเล็กลง: Alt + H, FK
- ในการเปิดกล่องโต้ตอบ 'แบบอักษร': Alt + H, FN
- ในการเปิดกล่องโต้ตอบ 'การจัดแนว': Alt + H, FA
- เพื่อจัดแนวเนื้อหาของเซลล์ให้อยู่กึ่งกลาง: Alt + H, A ตามด้วย C
- ในการเพิ่มเส้นขอบ: Alt + H, B
- ในการเปิดกล่องโต้ตอบ "จัดรูปแบบเซลล์": Ctrl + 1
- วิธีใช้หรือลบการจัดรูปแบบข้อมูลขีดทับ Excel: Ctrl + 5
- ในการใช้เส้นขอบร่างกับเซลล์ที่เลือก: Ctrl + Shift + Ampersand (&)
- วิธีใช้รูปแบบเปอร์เซ็นต์โดยไม่มีตำแหน่งทศนิยม: Ctrl + Shift + Percent (%)
- หากต้องการเพิ่มเซลล์หรือช่วงที่ไม่อยู่ติดกันให้กับเซลล์ที่เลือกโดยใช้แป้นลูกศร: Shift + F8
สิ่งที่ต้องจำ
- ในขณะที่การจัดรูปแบบข้อมูลใน excel ทำให้ชื่อเรื่องโดดเด่นดีและเป็นตัวหนาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหานั้นชัดเจนเกี่ยวกับเนื้อหาที่เรากำลังแสดงอยู่ จากนั้นขยายคอลัมน์และหัวแถวเพียงเล็กน้อยแล้วใส่เป็นสีที่สอง ผู้อ่านจะสแกนคอลัมน์และส่วนหัวของแถวอย่างรวดเร็วเพื่อทำความเข้าใจว่าข้อมูลในแผ่นงานมีการจัดระเบียบอย่างไร วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขาเห็นว่าอะไรสำคัญที่สุดบนหน้าเว็บและจุดที่ควรเริ่ม