วารสารการซื้อคืออะไร?
วารสารการซื้อเป็นวารสารพิเศษที่องค์กรใช้เพื่อติดตามการซื้อเครดิตทั้งหมด เรียกอีกอย่างว่า Purchase book หรือ Purchase daybook ในขณะที่ธุรกรรมเครดิตถูกบันทึกในสมุดซื้อการซื้อด้วยเงินสดจะถูกป้อนในสมุดรายวันทั่วไป เป็นมูลค่าการกล่าวขวัญว่ามีเพียงการบันทึกเครดิตการซื้อสินค้าในสมุดรายวันดังกล่าวและไม่รวมรายจ่ายลงทุนใด ๆ
องค์กรส่วนใหญ่มีแผนกจัดซื้อแยกต่างหากซึ่งดูแลกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดซึ่ง ได้แก่ การระบุสินค้าที่ต้องการการจัดประเภทการขอใบเสนอราคาการสั่งซื้อและการยืนยันการรับสินค้าที่ตรงกับคำอธิบายที่ต้องการ
ส่วนประกอบของรายการบันทึกการซื้อ
# 1 - สองฝ่าย
ในการซื้อทุกครั้งมีสองฝ่ายคือผู้ซื้อและผู้ขาย ทั้งสองฝ่ายตกลงราคาที่ผู้ซื้อจ่ายในการพิจารณาสินค้าหรือบริการ ราคาซื้อนี้คือยอดธุรกรรมสำหรับสมุดรายวันการซื้อทั้งหมด บุคคลหรือองค์กรที่ซื้อสินค้าเรียกว่าซัพพลายเออร์และเมื่อซื้อด้วยเครดิตซัพพลายเออร์จะปรากฏเป็นเจ้าหนี้ในงบดุลจนกว่าจะชำระเงิน
# 2 - การซื้อเครดิต
องค์กรได้รับสินค้าและบริการต่างๆจากซัพพลายเออร์หลายราย เมื่อซื้อสินค้าด้วยเครดิตรายการบันทึกประจำวันต่อไปนี้จะถูกโพสต์ - สมมติว่า X Ltd. ซื้อสินค้ามูลค่า $ 500 จาก Y Ltd. -
เมื่อชำระเงิน -
# 3 - ใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อ เป็นเอกสารรายละเอียด ประกอบด้วยวันที่ของใบแจ้งหนี้ชื่อและที่อยู่ของซัพพลายเออร์ชื่อองค์กรที่เรียกเก็บเงินที่อยู่และชื่อขององค์กรที่จัดส่งสินค้าปริมาณและรายละเอียดของสินค้าวิธีการชำระเงินที่ผู้สนับสนุนต้องการสกุลเงิน ของใบแจ้งหนี้ภาษี ฯลฯ ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารสำคัญซึ่งเป็นปัญหาพร้อมกับสินค้าและเมื่อถึงมือผู้ซื้อผู้ซื้อจะจับคู่สินค้าที่มาพร้อมกับใบสั่งซื้อที่วางไว้
# 4 - ฝ่ายจัดซื้อ
องค์กรส่วนใหญ่มีแผนกจัดซื้อแยกต่างหากซึ่งรับผิดชอบในการจัดหาสินค้าที่ดี ดังนั้นเมื่อบุคคลหรือแผนกใดต้องการสินค้าใด ๆ พวกเขาจะต้องส่งคำขอไปยังแผนกจัดซื้อหากสินค้ามีอยู่ในสต็อกหรือคลังสินค้าแล้วฝ่ายจัดซื้อจะออกสินค้าให้ หากไม่มีสินค้าทีมจัดซื้อจะระบุซัพพลายเออร์ที่เชี่ยวชาญในสินค้าที่ต้องการและพวกเขาจะสั่งซื้อ เมื่อได้รับคำสั่งซื้อแล้วพวกเขาจะตรวจสอบว่าตรงกับคำอธิบายที่ต้องการและปริมาณตรงกับสิ่งที่ร้องขอ เมื่อฝ่ายจัดซื้อยืนยันว่าได้รับสินค้าแล้วใบแจ้งหนี้จะเข้าสู่บัญชีสำหรับการชำระเงิน
# 5 - ใบลดหนี้
ในกรณีที่สินค้าที่ให้มาไม่ตรงกับคำอธิบายมีปัญหาด้านคุณภาพหรือความเสียหายและผู้ซื้อต้องส่งคืนให้กับซัพพลายเออร์ จากนั้นซัพพลายเออร์จะออกเอกสารที่เรียกว่า Credit Note ซึ่งจะปรับเทียบกับการชำระค่าสินค้าในอนาคต สมมติว่า X Ltd. คืนสินค้ามูลค่า 1,000 เหรียญสหรัฐและ Y Ltd. ได้ออกใบลดหนี้สำหรับมูลค่าดังกล่าว ครั้งต่อไปที่ X Ltd. จะซื้อ 5,000 ดอลลาร์จะต้องจ่ายเพียง 4,000 ดอลลาร์เท่านั้นเนื่องจาก 1,000 ดอลลาร์จะถูกปรับตามใบลดหนี้
# 6 - ซื้อหนังสือ
หนังสือซื้อจะบันทึกการซื้อเครดิตทั้งหมดในที่เดียวและมีการระบุรายละเอียดของซัพพลายเออร์หมายเลขใบแจ้งหนี้สกุลเงินปริมาณและรายละเอียดอื่น ๆ ไว้ที่นั่น ยอดคงเหลือสำหรับซัพพลายเออร์จากสมุดซื้อเหล่านี้จะถูกโอนไปยังบัญชีแยกประเภทแต่ละรายการและยอดค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะถูกหักไปยังบัญชีค่าใช้จ่าย นี่เป็นหนังสือพื้นฐานเล่มหนึ่งในกระบวนการเก็บรักษาหนังสือซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการจัดเตรียมยอดคงเหลือแยกประเภทงบทดลองและบัญชีขั้นสุดท้าย ด้านล่างนี้คือตัวอย่างหนังสือซื้อ XYZ Ltd สำหรับเดือนสิงหาคม 2019 ในกรณีนี้ยอดคงเหลือ $ 500, $ 1,000 และ $ 2,000 จะถูกโพสต์ไปยังบัญชีแยกประเภทของ Nike, Adidas และ PUMA Ltd. นอกจากนี้บัญชีซื้อจะถูกหักจำนวน $ 3,500
ข้อดีของการซื้อวารสาร
- รายละเอียดของซัพพลายเออร์ทั้งหมดอยู่ในที่เดียวซึ่งช่วยในการกระทบยอดดุลบัญชีแยกประเภทและยอดทดลองใช้
- ง่ายต่อการบำรุงรักษาและติดตามข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์ซัพพลายเออร์
- การซื้อเครดิตทั้งหมดและประเภทการซื้อจะพบได้ในที่เดียว
- เอกสารสำคัญสำหรับการทำงานที่ราบรื่นของแผนกจัดซื้อ
- ในระหว่างการตรวจสอบสิ้นปีการค้นหาหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องกับซัพพลายเออร์จะสามารถเข้าถึงได้จากสมุดรายวันการซื้อ
- หนึ่งในหนังสือที่มีชื่อเสียงและได้รับการดูแลอย่างแพร่หลาย
ข้อเสียของการซื้อวารสาร
- จำเป็นต้องมีนักบัญชีแยกต่างหากซึ่งต้องเสียเวลาและเงิน
- หากเลือกบัญชีซัพพลายเออร์ผิดในสมุดซื้อจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการจัดทำงบทดลองและบัญชีสุดท้าย
สรุป
สมุดรายวันการซื้อเป็นส่วนสำคัญและจำเป็นในกระบวนการบัญชีขององค์กรใด ๆ เมื่อใช้งานอย่างระมัดระวังระบบเสียงจะช่วยในการซื้อสินค้าได้ทันเวลาซึ่งจะนำไปสู่การประหยัดเวลาและเงิน นอกจากนี้การวิเคราะห์การซื้อที่ดึงมาจากวารสารเหล่านี้ยังช่วยในการเจรจาสัญญาใหม่ สมุดรายวันการซื้อยังช่วยในการจัดการเจ้าหนี้ติดตามสถานะสินค้าที่ส่งคืนใบลดหนี้และยอดดุลบัญชีแยกประเภทที่อัปเดตของซัพพลายเออร์ซึ่งทั้งหมดนี้จำเป็นสำหรับธุรกิจที่จะประสบความสำเร็จและเป็นปัจจุบัน นอกจากนี้ยังช่วยในการอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบโดยการให้ข้อมูลที่ต้องการโดยผู้ตรวจสอบ