วิธีลดขนาดไฟล์ Excel
ด้านล่างนี้คือ 4 วิธีในการลดขนาดไฟล์ของสมุดงาน excel
- บันทึกไฟล์ในรูปแบบไบนารี
- แปลงสูตรที่ไม่จำเป็นให้เป็นค่า
- บีบอัดรูปภาพ
- การลบ Pivot Cache
ให้เราคุยรายละเอียดแต่ละวิธี -
# 1 - บันทึกไฟล์ในรูปแบบไบนารี
ขนาดไฟล์ excel สามารถลดลงได้โดยการแปลงรูปแบบ. xlsx ปกติเป็น. xlsb ซึ่งเป็นรูปแบบไบนารี จึงช่วยลดขนาดไฟล์ให้มีขนาดน้อยที่สุด
- ขั้นตอนที่ 1 -เปิดไฟล์ excel รูปแบบ. xlsx
- ขั้นตอนที่ 2 -จากนั้นคลิกที่แท็บไฟล์ ในรายการดรอปดาวน์แท็บไฟล์ใน excel ให้เลือกบันทึกเป็นใน excel
- ขั้นตอนที่ 3 -ตอนนี้เลือกBrowse Optionจากนั้นกล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ขั้นตอนที่ 4 -จากนั้นป้อนชื่อไฟล์ใน“ ชื่อไฟล์” ตอนนี้อยู่ในรายการแบบเลื่อนลง“ บันทึกเป็นประเภท” เลือกรูปแบบ. xlsb แล้วคลิกที่“ บันทึก”
วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขาสามารถใช้ไฟล์ excel เพื่อลดขนาดของสเปรดชีต
# 2 - แปลงสูตรที่ไม่จำเป็นให้เป็นค่า
แนวทางต่อไปที่สามารถใช้เพื่อลดขนาดไฟล์ excel คือการแปลงสูตรที่ไม่จำเป็นให้เป็นค่า ด้านล่างนี้เป็นรายการขั้นตอนที่เราสามารถใช้เพื่อทำความเข้าใจระเบียบวิธี
- ขั้นตอนที่ 1 -เปิดไฟล์ excel และเลือกทั้งแผ่นงานหรือจำนวนคอลัมน์ที่จะแปลงจากสูตรเป็นค่า
- ขั้นตอนที่ 2 -ตอนนี้กดปุ่ม "F5" กล่องโต้ตอบป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น จากนั้นคลิกที่“ พิเศษ”
- ขั้นตอนที่ 3 -จะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบอื่นดังที่แสดงด้านล่างจากนั้นคลิกที่ปุ่มตัวเลือกสำหรับ“ สูตร” และคลิกที่ตกลง
- ขั้นตอนที่ 4 -เมื่อเลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีสูตรแล้ว ไปที่แท็บหน้าแรกและคลิกที่“ วาง”
- ขั้นตอนที่ 5 -ตอนนี้เลือกค่าเมื่อรายการแบบเลื่อนลงปรากฏขึ้นเมื่อคลิกที่ "วาง" จากนั้นคลิกที่ "วางค่า"
- ขั้นตอนที่ 6 -หรือใช้แป้นพิมพ์ลัดCTRL + ALT + Vจากนั้นกล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นด้านล่าง เลือกปุ่มตัวเลือกสำหรับ“ ค่า” แล้วคลิก“ ตกลง”
วิธีนี้จะแปลงสูตรที่เลือกเป็นค่าซึ่งจะช่วยลดไฟล์เพื่อลดและทำให้สเปรดชีตเบาลง
# 3 - บีบอัดภาพ
แนวทางต่อไปคือการใช้การบีบอัดรูปภาพในไฟล์ excel เพื่อลดขนาดสมุดงาน วิธีนี้มีความสำคัญเมื่อเรามีรูปภาพมากเกินไปในสมุดงานหรือแผ่นงานซึ่งผลักดันให้เพิ่มขนาดของไฟล์ excel
- ขั้นตอนที่ 1 -คลิกที่ภาพที่คุณต้องการบีบอัด จากนั้นไปที่แท็บ "รูปแบบ" ในพื้นที่ริบบิ้นดังที่แสดงด้านล่าง
นี่คือเครื่องมือรูปภาพที่จะปรากฏขึ้นเมื่อเลือกรูปภาพเท่านั้น
- ขั้นตอนที่ 2 -ในแท็บ“ รูปแบบ” ให้เลือก“ บีบอัดรูปภาพ”
- ขั้นตอนที่ 3 -กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นหลังจากเลือกไอคอนบีบอัดรูปภาพ
- ขั้นตอนที่ 4 -ตัวเลือก“ ใช้กับรูปภาพนี้เท่านั้น” อนุญาตให้ผู้ใช้บีบอัดเฉพาะภาพที่เลือกไว้ การยกเลิกการเลือกตัวเลือกนี้จะทำให้ภาพทั้งหมดในสมุดงานสามารถบีบอัดได้ นอกจากนี้เลือกตัวเลือกสำหรับ“ อีเมล (96 PPI)” ซึ่งเป็นขนาดเอกสารขั้นต่ำสำหรับการแชร์
- ขั้นตอนที่ 5 -คลิกที่ตกลงและบันทึกสมุดงาน วิธีนี้จะลดขนาดของไฟล์ excel โดยรวม
# 4 - การลบ Pivot Cache
แนวทางต่อไปนี้จะช่วยลดขนาดไฟล์ excel โดยการลบ pivot cache ในขณะที่สร้างตาราง Pivot จากแหล่งข้อมูล
- ขั้นตอนที่ 1 -เลือกแท็บ“ วิเคราะห์” ในเครื่องมือตารางสาระสำคัญ แท็บนี้จะปรากฏขึ้นเมื่อเลือกตาราง Pivot ในไฟล์ excel เท่านั้น
- ขั้นตอนที่ 2 -คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงตัวเลือก pivot ตามด้วยตัวเลือก
- ขั้นตอนที่ 3 -ถัดจากกล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นไปที่แท็บข้อมูล
- ขั้นตอนที่ 4 -ตอนนี้ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับ "บันทึกข้อมูลต้นฉบับด้วยไฟล์" ตัวเลือกนี้จะไม่สร้าง pivot cache และช่วยลดขนาดไฟล์ excel
- ขั้นตอนที่ 5 -ตอนนี้เลือกตัวเลือกสำหรับ "รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์" ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเดือยจะถูกรีเฟรชทันทีที่เปิดไฟล์ excel หากไม่ได้เลือกตัวเลือกตาราง Pivot จะต้องรีเฟรชด้วยตนเองซึ่งจะนำไปสู่การสร้าง pivot cache
ขั้นตอนที่ 6 -จากนั้นคลิกตกลง เพื่อให้แน่ใจว่าขนาดไฟล์ excel จะลดลง
สิ่งที่ต้องจำ
- รูปแบบไฟล์ XLSB มีแนวโน้มที่จะเปิดและบันทึกในอัตราที่เร็วกว่ามากอย่างไรก็ตามมีบางสิ่งที่ต้องพิจารณาว่าไฟล์ excel ที่เปิดใช้งานมาโครและไฟล์ excel ตามแบบสอบถามไม่ควรแปลงเป็น XLSB เนื่องจากอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการทำงานขณะใช้งานเป็น XLSB
- นอกจากนี้หากขนาดไฟล์ excel สำหรับรูปแบบ XLSX คือ 5MB ถึง 7MB สามารถปล่อยได้ตามที่เป็นอยู่เฉพาะในกรณีที่ขนาดไฟล์ XLSX ซูมเป็นสองหรือสามหลักใน MB จากนั้นไฟล์ excel สามารถพิจารณาเพื่อลดขนาดไฟล์โดยใช้วิธีใดก็ได้ที่เหมาะสมที่สุด
- มีวิธีอื่น ๆ เช่นการใช้โฟลเดอร์ซิปที่บีบอัดซึ่งทำได้โดยการคลิกขวาที่ไฟล์ excel ไปที่ส่งจากนั้นคลิกที่โฟลเดอร์ซิปที่บีบอัด ซึ่งจะลดขนาดไฟล์ขณะแชร์ ซึ่งสามารถทำได้โดยการเลือกไฟล์หลาย ๆ ไฟล์จากนั้นบีบอัดไฟล์ในโฟลเดอร์ซิป
- ชอบตาราง Pivot มากกว่าสูตรที่ใช้ในการสรุปข้อมูลสำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่โดยทั่วไปซึ่งจะส่งผลกระทบน้อยกว่าขนาดไฟล์ นอกจากนี้หากมีการใช้สูตรสูงกว่าให้เปลี่ยนโหมดการคำนวณอัตโนมัติเป็นโหมดแมนนวลในแท็บสูตร วิธีนี้จะทำให้ไฟล์เปิดทำการเปลี่ยนแปลงอัปเดตไฟล์ excel และปิดไฟล์ได้เร็วขึ้นมาก