บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ (คำจำกัดความตัวอย่าง) | เป็นขั้นเป็นตอน

นิยามบัญชีแยกประเภทบัญชีเจ้าหนี้

บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้หรือที่เรียกว่าบัญชีแยกประเภทของเจ้าหนี้คือบัญชีแยกประเภทย่อยที่แสดงรายละเอียดของซัพพลายเออร์หรือผู้ขายรายต่างๆของ บริษัท พร้อมกับยอดคงเหลือในบัญชีของพวกเขาที่เน้นจำนวนเงินคงค้างที่ บริษัท ต้องจ่าย

ติดตามข้อมูลเจ้าหนี้เฉพาะสำหรับทุกใบแจ้งหนี้ ได้แก่ :

• วันที่ในใบแจ้งหนี้
• เลขใบสั่งของ
• ชื่อซัพพลายเออร์ / ผู้ขาย
• ปริมาณการสั่งซื้อ
• จำนวนเงินที่จ่าย

ยอดดุลบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับบัญชีเจ้าหนี้จะถูกเปรียบเทียบกับยอดดุลบัญชีแยกประเภทบัญชีเจ้าหนี้ที่สิ้นสุดเพื่อให้แน่ใจว่าทั้งสองบัญชีตรงกัน การเปรียบเทียบดังกล่าวจัดทำขึ้นโดยเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปิดบัญชีสิ้นงวด (รายไตรมาส / รายปี)

ตัวอย่างบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้

ให้เราวิเคราะห์ตัวอย่างด้านล่างเพื่อความเข้าใจมากขึ้น:

ธุรกรรมการซื้อของ Titan Sports Gear Company คือ:

• 12 มีนาคม: ซื้อสินค้าคงคลัง $ 20,000 โดยมีเงื่อนไข 2/15 n 45 ปลายทาง FOB จากซัพพลายเออร์ Mighty Sun
• 18 มีนาคม: สินค้าที่ส่งคืนมูลค่า 3,000 ดอลลาร์ซึ่งได้รับความเสียหายระหว่างการจัดส่งในวันที่ 12 มีนาคม
• 27 มีนาคม: ชำระเงินสำหรับสินค้าที่ซื้อในวันที่ 18 มีนาคมจากซัพพลายเออร์ Mighty Sun หักด้วยผลตอบแทนและส่วนลด

รายการบัญชีถูกบันทึกภายใต้วิธีการสินค้าคงเหลือถาวรในรายการสมุดรายวันบัญชีเจ้าหนี้ต่อไปนี้:

วารสารการซื้อ

สินค้าคงคลัง A / C ดร…………………………………………… 20,000 ดอลลาร์

                บัญชีเจ้าหนี้ A / C …………………………………………………………… 20,000 เหรียญ

วารสารการเบิกจ่ายเงินสด

วารสารทั่วไป

วารสารเหล่านี้จะลงรายการบัญชีเพิ่มเติมในบัญชีเจ้าหนี้ดังต่อไปนี้:

บัญชีผู้ขาย: ซัพพลายเออร์ Mighty Sun

บัญชีแยกประเภทของผู้จัดจำหน่าย / บริษัท ย่อยจะได้รับการปรับปรุงสำหรับ Might Sun Suppliers เป็น:

ดังที่เราเห็นจากตารางด้านบนยอดดุลของผู้ขายสำหรับ Mighty Sun Suppliers คือ $ 0 (NIL) และยอดบัญชีเจ้าหนี้ยังเป็น $ 0 (NIL) เนื่องจากทั้งคู่ตรงกันอย่างแม่นยำจึงไม่จำเป็นต้องจัดทำตารางบัญชีเจ้าหนี้ทั้งหมด หากยอดคงเหลือใด ๆ อยู่ระหว่างดำเนินการจะต้องมีการจัดทำกำหนดการแยกบัญชีเจ้าหนี้ 

การปฏิบัติต่อบัญชีลูกหนี้ก็จะเป็นไปในลักษณะเดียวกัน

อย่างไรก็ตามจำเป็นต้องมีความระมัดระวังและความสม่ำเสมอในการดูแลรักษา ตัวอย่างนี้ใช้สำหรับซัพพลายเออร์รายเดียวและหนึ่งเดือน อาจมีหลายรายการและผู้ขายหลายรายสำหรับ บริษัท ดังนั้นควรมีกลไกที่เหมาะสมโดยไม่มีที่ว่างสำหรับข้อผิดพลาดเนื่องจากการกระทบยอดอาจเป็นงานที่ยาก

ปัญหาในการจับคู่

ด้านล่างนี้เป็นวิธีที่การควบคุมบัญชีแยกประเภททั่วไปไม่สามารถซิงค์กับบัญชีเจ้าหนี้ได้:

1. มีการป้อนข้อมูลด้วยตนเองในหนังสือเล่มใดเล่มหนึ่งและไม่มีการเก็บรักษาบันทึกอื่นใด สิ่งนี้จะทำให้การปรองดองเป็นไปได้ยาก
2. การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) จากโมดูลบัญชีเจ้าหนี้อาจถูกปิดในบางช่วงเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของการบันทึกรายการด้วยคอมพิวเตอร์
3. งานการโพสต์อาจถูกขัดจังหวะเนื่องจากข้อผิดพลาดของมนุษย์หรือไฟฟ้าดับระหว่างงาน ควรพิจารณาบันทึกธุรกรรมสำหรับรายการที่ไม่สมดุล ในกรณีที่ชุดงานที่สมบูรณ์ขาดหายไปควรเปรียบเทียบประวัติใบแจ้งหนี้กับบัญชีแยกประเภท
4. มีความเป็นไปได้ที่การโพสต์ทั้งหมดจะเกิดขึ้นได้สำเร็จในขณะที่เข้าใช้งาน แต่ไฟล์ได้รับความเสียหายในระหว่างนี้ ในการป้องกันสำเนาของไฟล์ควรจัดเก็บในรูปแบบทางกายภาพหรืออิเล็กทรอนิกส์

ข้อดีของบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้

• บัญชีแยกประเภทนี้สามารถเสนอภาพรวมอย่างรวดเร็วของยอดดุลผู้จัดจำหน่ายปัจจุบัน
• ซึ่งมีประโยชน์เป็นแบบอย่างสำหรับวัตถุประสงค์ในการควบคุมภายในและการตรวจสอบ
• ผู้จัดการและผู้ดูแลบัญชีสามารถเปรียบเทียบยอดคงเหลือในเครือกับยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด
• นอกจากนี้ยังช่วยในการแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างพนักงาน จะมีพนักงานแยกกันบันทึกธุรกรรมและอีกคนหนึ่งตรวจสอบข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น จะทำให้มั่นใจได้ถึงประสิทธิภาพและการควบคุมภายในที่แข็งแกร่ง
• ข้อมูลนี้สามารถใช้ในการสร้างรายงานอายุซึ่งจะแสดงชื่อของผู้จัดจำหน่ายพร้อมกับประกาศการค้างชำระแต่ละรายการ นอกจากนี้ยังเน้นจำนวนเงินคงค้างสำหรับทุกใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีการชำระเงิน การเปลี่ยนแปลงของกระแสเงินสดที่เกิดขึ้นจะถูกเน้นด้วยเช่นกัน
• นอกจากนี้หากมีการเพิ่มขึ้นของจำนวนใบแจ้งหนี้ล่าช้าอาจเน้นปัญหาเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ ชี้ให้เห็นว่าลูกค้าใช้เวลาชำระเงินนานกว่าปกติซึ่งอาจต้องได้รับการพิจารณาทันที

สรุป

การมีอยู่ของบัญชีแยกประเภทบัญชีเจ้าหนี้ไม่บังคับ แต่เป็นที่นิยมในการทำให้สมุดบัญชีสะอาดและเป็นระเบียบ บัญชีแยกประเภทดังกล่าวช่วยในการติดตามการชำระเงินลูกหนี้และเจ้าหนี้เป็นเวลาหลายปี เป็นเครื่องมือที่สำคัญในระหว่างกระบวนการตรวจสอบเช่นกันและสามารถเชื่อมโยงได้สำเร็จในกรณีของการตรวจสอบแต่ละรายการ

นักบัญชีที่ได้รับอนุญาตหรือบุคคลที่มีวุฒิการศึกษาด้านการค้าสามารถทำงานดังกล่าวได้ซึ่งทำให้สำนักงานขนาดเล็กและผู้ขายสามารถดูแลบัญชีดังกล่าวได้ง่ายขึ้น