ระบบบัญชีสองรายการ (คำจำกัดความตัวอย่าง)

Double-Entry Accounting คืออะไร?

Double Entry Accounting System เป็นวิธีการบัญชีที่แต่ละธุรกรรมทางบัญชีต้องการรายการที่ตรงกันและตรงข้ามในการบันทึกบัญชีและจำนวนธุรกรรมที่ป้อนเนื่องจากเดบิตควรเท่ากับเครดิต

ระบบบัญชีนี้แพร่หลายในทุกประเทศทั่วโลกซึ่งเป็นไปตามรูปแบบที่เป็นระบบในการดูแลรักษารายการธุรกรรมในระบบ หมายถึงการเข้าสู่ระบบจะส่งผลกระทบต่ออย่างน้อยสองบัญชี บัญชีใดบัญชีหนึ่งจะต้องเป็นส่วนหนึ่งของสินทรัพย์และอีกบัญชีหนึ่งจะอยู่ภายใต้หนี้สิน ดังนั้นเอฟเฟกต์จึงเท่ากันและตรงกันข้าม

ลองนึกดูว่าถ้าคนซื้อของให้พูดว่ากระเป๋าถือจะมีธุรกรรมหนึ่งรายการที่เขาจ่ายจำนวนเงินสำหรับกระเป๋า ตอนนี้ตามระบบบัญชีสองรายการควรสร้างธุรกรรมที่เกี่ยวข้องอีกรายการซึ่งควรได้รับจากกระเป๋าถือเพื่อให้มีผลสุทธิ

อีกครั้งหาก บริษัท เสนอบริการให้พูดว่าบริการทำความสะอาดรถธุรกรรมหนึ่งรายการควรเป็นจำนวนเงินที่ได้รับจากการให้บริการซึ่งเป็นธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริงในรูปของเงิน อย่างไรก็ตามตามระบบการบัญชีแบบ double-entry จำเป็นต้องมีการบันทึกธุรกรรมเพิ่มอีกหนึ่งรายการ - เหตุผลที่ บริษัท ได้รับจำนวนเงิน ดังนั้นจึงบันทึกเป็นรายได้จากบริการ A / c

ตัวอย่างการบัญชีแบบ Double Entry

ตัวอย่าง # 1

แอนนี่ซื้อแล็ปท็อปมูลค่า 5,000 ดอลลาร์ เธอจ่ายเงินสดเท่ากันจากเงินออมทั้งหมดที่เธอได้ทำเพื่อสิ่งนี้ ดังนั้นรายการสำหรับวันนี้ควรเป็น:

ตัวอย่าง # 2

แดนจองโต๊ะสำนักงานสำหรับชุดใหม่ของเขาในราคา 2,000 ดอลลาร์ เขาจ่ายเงินล่วงหน้า 1,000 ดอลลาร์และ 1,000 ดอลลาร์ถึงกำหนดส่งมอบหลังจากโต๊ะพร้อม นี่คือวิธีการลงรายการบัญชีในระบบการลงรายการบัญชีสองครั้งในวันนั้น ๆ :

กรณีแรกเป็นตัวอย่างที่ชัดเจนของเดบิตและเครดิตที่เกี่ยวข้อง - จำนวนเงินสุทธิคือ 0 ในกรณีที่สองแม้ว่าจะมีการกำหนดสามบัญชี แต่รายการสุทธิระหว่างเดบิตและเครดิตคือ "0" ดังนั้นระบบบัญชีสองรายการจึงแนะนำว่าการตัดบัญชีทุกครั้งควรมีเครดิตที่สอดคล้องกันไม่ว่าธุรกรรมจะรับรู้หรือไม่ก็ตามเพื่อให้เป็นโมฆะ ในวันที่แดนจองโต๊ะทำงานเขาจ่ายเงินเพียง $ 1,000 แม้ว่าจำนวนเงินที่เหลือจะไม่ได้รับการชำระในวันนี้ แต่ก็จะเกิดขึ้นในบัญชีเจ้าหนี้ A / c (ซึ่งหมายความว่าจะต้องชำระในภายหลัง)

เมื่อชำระเงินหลังจากส่งมอบตารางแล้วด้านล่างนี้จะเป็นผลของรายการ:

ตัวอย่าง # 3

ABC Corporation ให้บริการซ่อมแล็ปท็อป พวกเขาเสนอบริการเกี่ยวกับนโยบายการชำระเงินบางส่วนล่วงหน้า ลูกค้ารายหนึ่งเดินเข้าไปในร้านเพื่อรับบริการโดยจ่ายเงิน 500 ดอลลาร์ในตอนแรกและเมื่อแล็ปท็อปได้รับการซ่อมแซมเขาก็จ่าย 500 ดอลลาร์เมื่อส่งมอบ ในกรณีนี้รายการในวันแรกจะเป็นดังนี้:

ในวันที่จัดส่งด้านล่างนี้จะเป็นรายการในระบบของ บริษัท :

หากเรามีผลสุทธิสำหรับทั้งสองวันนี้เฉพาะในระบบบัญชีของ บริษัท เราจะเห็นว่า Cash A / c ถือเดบิต 1,000 ดอลลาร์และรายได้จากบริการถือเครดิต 1,000 ดอลลาร์ซึ่งหักจากยอดรวมทั้งหมด

ข้อกำหนดสำหรับระบบบัญชีสองรายการ

ระบบการบัญชีแบบ Double entry นี้กำหนดให้ยอดรวมของสินทรัพย์ทั้งหมดควรเท่ากับจำนวนหนี้สินทั้งหมด ณ เวลาที่กำหนด ดังนั้นงบดุลซึ่งเก็บรักษาบันทึกของสินทรัพย์ทั้งหมดในด้านหนึ่งและหนี้สินทั้งหมด (และส่วนของผู้ถือหุ้น) ในอีกด้านหนึ่งควรมีตัวเลขที่ตรงกันเสมอความล้มเหลวซึ่งจะแสดงว่ามีบางรายการพลาดหรือป้อนไม่ถูกต้องจาก บัญชีแยกประเภท

กล่าวอีกนัยหนึ่งหลักการสำคัญของระบบการบัญชีแบบ double-entry สามารถเขียนสมการบัญชีนี้เป็น:

การลงบัญชีรายการลงบัญชีเป็นระบบที่ซับซ้อนมาก มีผังบัญชีจำนวนมากซึ่งอาจเฉพาะเจาะจงสำหรับอุตสาหกรรมต่างๆและ / หรือธุรกรรมอาจได้รับการรายงานในรูปแบบที่ไม่ซ้ำกันโดยแต่ละคนซึ่งอาจทำให้บุคคลอื่นเกิดความสับสน หากไม่ได้รับการดูแลอย่างถูกต้องจะสร้างความคลุมเครือให้กับเศรษฐกิจทั้งระบบ นี่เป็นหนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้ระบบบัญชีสองรายการถูกนำมาใช้

ข้อดี

• ระบบบัญชีสองรายการนำมาซึ่งมาตรฐานในทุกอุตสาหกรรมและ บริษัท ที่ใช้ระบบนี้
• มีประโยชน์ในโครงสร้างการรายงานโดยรวม
• การวิเคราะห์ บริษัท ทำได้ง่ายขึ้นเนื่องจากทุกคนสามารถถอดรหัสพารามิเตอร์และรายการได้
• เป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าใจและคาดเดาได้ ในแต่ละรายการระบบบัญชีสองรายการจะกลายเป็นเรื่องง่ายที่จะระบุประเภทของธุรกรรมที่ต้องเกิดขึ้น
• งานตรวจสอบทำได้ง่ายขึ้น
• ผังบัญชีประเภทเดียวกันทั้งหมดสามารถรวมกันได้ดังนั้นการสร้างงบดุลหรืองบกำไรขาดทุนจึงสามารถเข้าถึงได้มากขึ้น
• หากรายการสินทรัพย์และหนี้สิน (หรือยอดรวมเดบิตและเครดิตรวม) ไม่ตรงกันสามารถระบุความผิดพลาดได้ง่ายและด้วยการมีผังบัญชีและบัญชีแยกประเภทที่เหมาะสมรายการที่ขาดหายหรือไม่ถูกต้องสามารถจัดเรียงออกได้

ปัญหา

ในทางกลับกันมีเงื่อนไขและรายการทางบัญชีใช้โหมดที่แตกต่างกัน (เช่นระบบการป้อนข้อมูลเดียว) หรือหากไม่ได้มาตรฐานด้านล่างนี้อาจเป็นปัญหาที่ต้องเผชิญ:

• ข้อกำหนดและรายการบัญชีส่วนบุคคลอาจสร้างรายการผังบัญชีจำนวนมาก การนับและเปรียบเทียบกับสิ่งที่ผู้อื่นใช้เพื่อการวิเคราะห์เพิ่มเติมอาจเป็นเรื่องยุ่งยากและใช้เวลานาน (รวมทั้งเสียแรงเปล่า)
• มันสร้างความสับสนและความเป็นไปได้ของการเข้าหลายรายการจึงทำให้เกิดความสมดุลที่ไม่ถูกต้อง
• ความเท่าเทียมกันระหว่างสินทรัพย์และหนี้สิน (หรือเดบิตและเครดิต) ทำหน้าที่ตรวจสอบการจับคู่ธุรกรรมทุกประเภท หากไม่มีการตรวจสอบนี้อาจประมาณปัญหาในระบบบัญชีได้

ระบบนี้เป็นเสาหลักที่แข็งแกร่งสำหรับระบบบัญชีสมัยใหม่