บัญชีเจ้าหนี้ (คำจำกัดความกระบวนการ) | จะตีความอย่างไร?

Accounts Payable (AP) คืออะไร?

บัญชีเจ้าหนี้คือจำนวนเงินที่ บริษัท ต้องจ่ายให้กับซัพพลายเออร์หรือผู้ขายสำหรับการซื้อสินค้าหรือบริการและโดยปกติจะแสดงเป็นหนี้สินปัจจุบันในงบดุลเนื่องจากภาระผูกพันเหล่านี้จะได้รับการชำระโดย บริษัท ภายในระยะเวลาที่ จำกัด สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าบัญชีเจ้าหนี้มีอยู่ในกรณีของการบัญชีคงค้างเท่านั้นและไม่มีอยู่ในระบบบัญชีเงินสด

พูดง่ายๆบัญชีเจ้าหนี้คือเงินที่ต้องจ่ายให้กับซัพพลายเออร์วัตถุดิบบริการให้กับ บริษัท จากข้างต้น Wal-Mart AP ได้เพิ่มขึ้นในช่วง 10 ปีที่ผ่านมาส่งผลให้จำนวนวันที่ค้างชำระเพิ่มขึ้นจากประมาณ 36 วันในปี 2553 เป็น 40 วันในปี 2559

คำอธิบาย

สมมติว่า บริษัท A ผลิตรองเท้าสำหรับผู้ชายและผู้หญิง และ บริษัท B เป็นผู้จัดหาเครื่องหนังให้กับ บริษัท A ตอนนี้ บริษัท A ได้รับเงินมูลค่า 40,000 ดอลลาร์จาก บริษัท B ด้วยเครดิตที่ต้องจ่ายภายในหนึ่งเดือน ในกรณีนี้สำหรับ บริษัท A บริษัท B เป็นเจ้าหนี้และจำนวนบัญชีเจ้าหนี้คือ 40,000 ดอลลาร์

หากเรามองสถานการณ์นี้จากมุมที่ต่างออกไปเราจะเห็นว่าสำหรับ บริษัท B; บริษัท A เป็นลูกหนี้และจำนวนเงิน 40,000 ดอลลาร์เป็นบัญชีลูกหนี้

จากการยื่นฟ้องของ Walmart 2016 เราทราบว่า AP มีมูลค่า 38,487 ล้านดอลลาร์ในปี 2559 และ 38,410 ล้านในปี 2558

ที่มา: Walmart 2016 10K Filings

เนื่องจากธุรกิจมีการดำเนินงานจำนวนมากการซื้อหรือการขายทุกครั้งอาจไม่ใช่เงินสด ดังนั้นนักธุรกิจจึงซื้อหรือขายด้วยเครดิตเพื่อสร้างความสะดวกสบายให้กับคู่ค้าในธุรกิจ ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นต้องเข้าใจแนวคิดของบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้

ภายใต้วิธีการบัญชีคงค้างผู้รับสินค้าหรือบริการทางเครดิตจะต้องรายงานความรับผิดทันที หมายถึงวันที่ได้รับสินค้าหรือบริการทันที

นอกเหนือจากการมีความหมายแฝงทางบัญชีแล้วบัญชีเจ้าหนี้ยังถือเป็นกระบวนการที่ตรวจสอบรายการบัญชีเจ้าหนี้ทั้งหมดและว่าเข้าสู่ระบบอย่างถูกต้องหรือไม่

ภายใต้กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้มักจะมีการตรวจสอบข้อมูลต่อไปนี้ -

• ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ของ บริษัท
• ใบสั่งซื้อที่ส่งโดย บริษัท
• รับรายงานที่ บริษัท ส่ง
• สัญญาและข้อตกลงอื่น ๆ

การตีความบัญชีเจ้าหนี้

• ก่อนอื่นในฐานะนักลงทุนคุณเป็นคนนอกและคุณมักจะไม่รู้ว่า บริษัท ยืนอยู่ตรงไหน โดยไม่คำนึงถึงงบการเงินที่เป็นเงาตำแหน่งที่แท้จริงของ บริษัท จะซ่อนอยู่ซึ่งนักลงทุนจำเป็นต้องค้นพบ และนั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจำนวนวันค้างชำระจึงสำคัญมาก ด้วยการใช้สูตรง่ายๆนักลงทุนจะทราบได้ว่าหลังจากเคลียร์บัญชีเจ้าหนี้ไปแล้วกี่วัน และหากเกิดความล่าช้าเพราะเหตุใด
• ประการที่สองขึ้นอยู่กับกำหนดเวลาการชำระเงินผู้ขายจะตัดสินใจตามความเหมาะสมของ บริษัท หาก บริษัท จ่ายเงินที่ต้องชำระภายในระยะเวลาที่ตัดสินใจร่วมกัน (เช่น 15 วัน 30 วันหรือ 45 วัน) ผู้ขายจะมองว่าพวกเขาเป็นลูกค้าที่นับถือ มิฉะนั้นผู้ขายอาจเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญา นักลงทุนโดยการคำนวณ DPO สามารถเข้าใจได้ว่าเหตุใดจึงมีการเปลี่ยนแปลงข้อตกลงบางประการ
• ประการที่สามจำนวนวันที่ค้างชำระจะช่วยให้ บริษัท มีความสมดุลระหว่างการจ่ายเงินเร็วเกินไปและการจ่ายเงินช้าเกินไป การชะลอการชำระเงินสองสามวันจะเป็นประโยชน์สำหรับ บริษัท ที่ต้องการชำระเงินให้กับผู้ขาย เพราะการชะลอการจ่ายเงินจะทำให้ บริษัท สามารถถือเงินสดได้มากขึ้น อย่างไรก็ตามการรอนานเกินไปสำหรับการชำระเงินอาจมีความสำคัญต่อความสัมพันธ์ระหว่าง บริษัท และผู้ขาย เนื่องจากผู้ขายอาจไม่ล่าช้าในการชำระเงินมากเกินไป

ตัวอย่างบัญชีเจ้าหนี้

นาย A มีแหล่งวัตถุดิบจากนาย B เพื่อผลิตเสื้อหนังและขายให้กับลูกค้าปลายทาง เราสามารถค้นหาข้อมูลต่อไปนี้ -

ยอดซื้อ - $ 39,000

ซื้อเงินสด - 15,000 เหรียญ

นาย B กล่าวว่าหากนาย A ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ภายใน 30 วันนับจากวันที่ทำรายการเขาจะมีสิทธิได้รับส่วนลดอีก 2% จากยอดซื้อทั้งหมด

ดังนั้นจำนวนเงินที่ต้องชำระหากชำระจริงภายใน 30 วัน?

เป็นตัวอย่างง่ายๆ เราต้องทำตามวิธีการทีละขั้นตอนเพื่อค้นหาจำนวนเงินที่ต้องจ่าย

ยอดซื้อทั้งหมด 39,000 เหรียญ

การซื้อเงินสดทำด้วยเงินสดเช่น 15,000 เหรียญ

นั่นหมายถึงการซื้อเครดิตจะเป็น = ($ 39,000 - $ 15,000) = $ 24,000

ตามที่กล่าวไว้ว่าจำนวนเงินสำหรับการซื้อเครดิตจะชำระภายใน 30 วันของเวลาที่กำหนดจึงถือว่าได้รับส่วนลด 2% สำหรับการซื้อทั้งหมด

ดังนั้นการชำระเงินจริงที่ต้องทำคือ = ($ 24,000 - $ 39,000 * 2%) = $ 23,220

กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้

กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้มีความสำคัญเนื่องจากรวมการชำระเงินเกือบทั้งหมดนอกเหนือจากบัญชีเงินเดือน กระบวนการนี้มักจะจัดการโดยแผนกแยกต่างหากในองค์กรขนาดใหญ่ แต่ในกรณีของ บริษัท ขนาดเล็กกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้จะได้รับการว่าจ้างจากภายนอกหรือจัดการโดยผู้ดูแลบัญชี

มีสามสิ่งที่สำคัญในกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ -

• จำนวนที่แน่นอนของปริมาณที่ บริษัท สั่งซื้อ (ความถูกต้องคือกุญแจสำคัญ);
• สิ่งที่ บริษัท ได้รับจริงจากผู้ขาย
• ไม่ว่าจะมีปัญหาในการคำนวณหรือไม่ (สำหรับกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้นั้นจะตรวจสอบต้นทุนต่อหน่วยข้อกำหนดและเงื่อนไขผลรวมและการคำนวณอื่น ๆ )

สิ่งหนึ่งที่ช่วยให้การทำงานราบรื่นของกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้จะมีการควบคุมภายใน

การมีการควบคุมภายในเป็นประโยชน์ต่อ บริษัท ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้ -

• ตรวจจับความพยายามฉ้อโกงใด ๆ ที่จะดึงเงินจาก บริษัท เกินกำหนด
• ช่วยให้ บริษัท คำนวณจำนวนเงินที่เหมาะสมที่จะจ่ายและไม่มากหรือน้อย
• ตรวจจับความเป็นไปได้ในการออกใบแจ้งหนี้สองครั้งขึ้นไปและช่วยลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมใด ๆ
• นอกจากนี้ยังตรวจสอบความเป็นไปได้ในการเรียกเก็บเงินเพิ่มเติมสำหรับผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อ

นั่นหมายถึงการมีกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณจะช่วยลดต้นทุนและการชำระเงินส่วนเกิน และจะช่วยให้คุณมีเงินสดเพียงพอในองค์กร

บทความอื่น ๆ ที่คุณอาจชอบ -

• เงินเดือนค้างจ่าย
• ขั้นตอนที่รวมอยู่ในวงจรบัญชีเจ้าหนี้
• การสิ้นสุดเครื่องคำนวณสินค้าคงคลัง
• ROIC

ในการวิเคราะห์ขั้นสุดท้าย

บัญชีเจ้าหนี้เป็นแนวคิดที่สำคัญในองค์กรหากองค์กรปฏิบัติตามวิธีการบัญชีคงค้าง ในการบัญชีเงินสดมีเพียงกระแสเงินสดเข้าและกระแสเงินสดเท่านั้น ดังนั้นจึงไม่มีบัญชีเจ้าหนี้หรือบัญชีลูกหนี้

ในฐานะนักลงทุนในขณะที่เข้าใจการจ่ายเงินคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบยอดเงินเหล่านี้ทั้งหมดกับคำชี้แจงของผู้ขาย (ถ้าคุณสามารถรับมือได้) นอกจากบัญชีเจ้าหนี้คุณต้องทำการวิเคราะห์งบการเงินที่ครอบคลุมของ บริษัท เพื่อให้ได้ภาพที่สมบูรณ์