การปิดรายการในการบัญชีคืออะไร?
รายการปิดบัญชีในการบัญชีเป็นรายการที่แตกต่างกันที่ทำในตอนท้ายของปีบัญชีใด ๆ เพื่อจุดประสงค์ในการลบล้างยอดคงเหลือของบัญชีชั่วคราวทั้งหมดที่สร้างขึ้นระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีและโอนยอดคงเหลือไปยังบัญชีถาวร
กล่าวง่ายๆคือรายการปิดบัญชีคือชุดของรายการสมุดรายวันที่ทำขึ้นเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชีเพื่อย้ายยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทชั่วคราวเช่นรายรับค่าใช้จ่ายและการถอน / เงินปันผลไปยังบัญชีแยกประเภทถาวร
- มันเหมือนกับการรีเซ็ตยอดคงเหลือของบัญชีชั่วคราวให้เป็นศูนย์เพื่อให้สะอาดเพื่อใช้ในรอบบัญชีถัดไปในขณะเดียวกันก็กดยอดบัญชีงบดุลด้วยยอดคงเหลือ เรียกอีกอย่างว่าการปิดหนังสือและความถี่ในการปิดหนังสืออาจแตกต่างกันไปตามขนาดของ บริษัท
- บริษัท ขนาดใหญ่หรือขนาดกลางมักจะเลือกปิดบัญชีรายเดือนเพื่อจัดทำงบการเงินประจำเดือนและวัดผลการดำเนินงานและประสิทธิภาพการดำเนินงาน อย่างไรก็ตาม บริษัท ขนาดเล็กสามารถปิดบัญชีรายไตรมาสรายครึ่งปีหรือแม้กระทั่งการปิดประจำปี
ขั้นตอนในการลงรายการบัญชีบันทึกรายการปิด
- การปิดบัญชีรายรับและรายจ่าย:เกี่ยวข้องกับการโอนยอดคงเหลือของรอบระยะเวลาบัญชีทั้งหมดจากบัญชีรายรับและบัญชีค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีสรุปรายได้
- การปิดสรุปรายได้:การย้ายรายได้สุทธิหรือขาดทุนสุทธิจากบัญชีสรุปรายได้ไปยังบัญชีกำไรสะสมของงบดุล
- การปิดเงินปันผล:หากมีการจ่ายเงินปันผลให้โอนยอดจากบัญชีเงินปันผลไปยังบัญชีกำไรสะสม
ตัวอย่างการปิดรายการวารสาร
หากต้องการดูในทางปฏิบัติมากขึ้นเรามาดูตัวอย่างวารสารปิดของ บริษัท ผู้ผลิตขนาดเล็ก ABC Ltd ซึ่งกำลังจะปิดหนังสือประจำปี:
สมมติว่า ABC Ltd. ได้รับ₹ 1,00,00,000 จากรายได้จากการขายในปี 2018 ดังนั้นบัญชีรายได้จึงได้รับเครดิตตลอดทั้งปี ตอนนี้ในช่วงสิ้นปีจำเป็นต้องมีการปิดบัญชีโดยการหักบัญชีและให้เครดิตบัญชีสรุปรายได้
สมมติว่า ABC Ltd มีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจำนวน₹ 45,00,000 ในแง่ของการซื้อวัตถุดิบการซื้อเครื่องจักรเงินเดือนที่จ่ายให้กับพนักงาน ฯลฯ ในปีบัญชี 2018
ตัวอย่างรายการปิดสมุดรายวันทั้งหมดเหล่านี้ถูกหักในบัญชีค่าใช้จ่าย ตอนนี้เมื่อสิ้นปีบัญชี 2018 บัญชีค่าใช้จ่ายจะต้องได้รับเครดิตเพื่อล้างยอดคงเหลือและควรหักบัญชีสรุปรายได้
ดังนั้นสำหรับการลงรายการบัญชีรายการปิดในบัญชีแยกประเภททั่วไปยอดคงเหลือจากบัญชีรายรับและรายจ่ายจะถูกย้ายไปยังบัญชีสรุปรายได้ บัญชีสรุปรายได้ยังเป็นบัญชีชั่วคราวที่เพิ่งใช้เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชีเพื่อส่งผ่านสมุดรายวันรายการปิด ไม่มีการรายงานที่ใด ๆ
ยอดดุลสุทธิของบัญชีสรุปรายได้จะเป็นกำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิที่เกิดขึ้นในระหว่างงวด
ในกรณีข้างต้นมีเครดิตสุทธิ₹ 55,00,000 หรือกำไรซึ่งในที่สุดจะถูกย้ายไปยังบัญชีกำไรสะสมโดยการหักบัญชีสรุปรายได้ สมมติฐานทางบัญชีที่นี่คือกำไรที่ได้รับในระหว่างงวดจะต้องเก็บไว้เพื่อใช้ในการลงทุนในอนาคตของ บริษัท
สิ่งที่น่าสังเกตก็คือรายการปิดบัญชีข้างต้นสามารถผ่านได้โดยไม่ต้องใช้บัญชีสรุปรายได้ กล่าวคือการย้ายยอดคงเหลือโดยตรงจากบัญชีรายรับและรายจ่ายไปยังบัญชีกำไรสะสม แต่การใช้บัญชีสรุปรายได้ที่ใช้เพื่อให้เห็นถึงผลการดำเนินงานของ บริษัท ที่ชัดเจนเมื่อมีการทำบัญชีด้วยตนเองเท่านั้น โดยปกติแล้วในกรณีที่การทำบัญชีเป็นแบบอัตโนมัติหรือทำโดยใช้ซอฟต์แวร์จะไม่มีการใช้บัญชีสรุปรายได้ระดับกลางนี้และยอดคงเหลือจะถูกโอนไปยังบัญชีกำไรสะสมโดยตรง ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดบัญชีชั่วคราวจะต้องเป็นศูนย์เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี
กลับมาที่ตัวอย่างเริ่มต้นของเราสมมติว่า ABC Ltd ยังจ่ายเงินปันผลมูลค่า₹ 5,00,000 ให้กับผู้ถือหุ้นในช่วงปีบัญชี 2018 นั่นคือบัญชีเงินปันผลมียอดคงเหลือเดบิตอยู่ที่ 5,00,000 เยนซึ่งต้องได้รับเครดิตและ จากนั้นหักบัญชีกำไรสะสมโดยตรง เนื่องจากบัญชีเงินปันผลไม่ใช่บัญชีงบกำไรขาดทุนจึงถูกย้ายไปยังบัญชีกำไรสะสมโดยตรง
ในที่สุดหลังจากทำตามขั้นตอนข้างต้นแล้วยอดคงเหลือในบัญชีชั่วคราวจะถูกล้างออกในขณะที่มีผลในบัญชีงบดุล
ประเภท
ด้านล่างนี้คือประเภทของการปิดรายการที่แยกออกเป็นบัญชีชั่วคราวและบัญชีถาวร:
# 1 - บัญชีชั่วคราว
รายการบัญชีชั่วคราวใช้เพื่อบันทึกและสะสมรายการบัญชีหรือธุรกรรมทางการเงินในรอบปีบัญชีเท่านั้นและไม่ได้สะท้อนถึงผลการดำเนินงานทางการเงินของ บริษัท ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องล้างยอดคงเหลือของบัญชีชั่วคราวเพื่อให้ตัวอย่างเช่นรายได้และค่าใช้จ่ายของ ABC Ltd. สำหรับปีบัญชี 2018 ควรแยกออกจากกันและไม่รวมกับรายได้และค่าใช้จ่ายของปี 2019
# 2 - บัญชีถาวร
รายการบัญชีถาวรแสดงฐานะทางการเงินที่ยาวนานของ บริษัท จำเป็นต้องโอนยอดคงเหลือไปยังบัญชีนี้เนื่องจากต้องคำนึงถึงการพิจารณาที่เหมาะสมของสินทรัพย์หรือหนี้สินสำหรับการใช้งานในอนาคตเช่นสมมติว่า ABC Ltd. มีค่าใช้จ่ายในการซื้อเครื่องจักรเพื่อใช้ในการผลิตก็จะเป็น ใช้ในปีต่อ ๆ ไปไม่ใช่เฉพาะในปีบัญชีที่มีการบันทึกดังนั้นจำเป็นต้องย้ายไปยังบัญชีงบดุลจากบัญชีชั่วคราว
ดังนั้นหากไม่มีการลงรายการบัญชีสมุดรายวันรายการปิดก็จะมีการรายงานงบการเงินที่ไม่ถูกต้อง และการไม่มีการแสดงการเปลี่ยนแปลงในกำไรสะสมอย่างถูกต้องอาจทำให้นักลงทุนเข้าใจผิดเกี่ยวกับฐานะทางการเงินของ บริษัท
ดังนั้นจึงมีกฎระเบียบและนโยบายการบัญชีที่เข้มงวดซึ่ง จำกัด ไม่ให้ บริษัท จดทะเบียนสาธารณะละเมิดช่องโหว่บางประการในขณะที่จัดทำรายงานทางการเงิน นอกเหนือจากแนวทางปฏิบัติแล้วยังมีกฎการตรวจสอบที่เข้มงวดเพื่อปกป้องและรับรองความถูกต้องของตัวเลขที่รายงานสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีใด ๆ การมีบัญชีสรุปรายได้ระดับกลางพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์สำหรับนักบัญชีที่นี่เนื่องจากมีเส้นทางของรายการปิดบัญชีสำหรับธุรกรรมทางการเงินแต่ละรายการ