เทมเพลตฐานข้อมูลสำหรับ Excel
ในโลกสมัยใหม่เรามีซอฟต์แวร์มากมายที่จะทำงานกับฐานข้อมูล หลังจากการวิเคราะห์ขั้นสุดท้ายของซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนทั้งหมดจะดำเนินการกับสเปรดชีตเท่านั้น หากคุณเป็นองค์กรขนาดเล็กและไม่สามารถซื้อซอฟต์แวร์ที่ทันสมัยได้ก็ไม่ต้องกังวลเพราะในสเปรดชีต excel เองเราสามารถสร้างฐานข้อมูลข้อมูลธุรกิจของคุณได้ ท้ายที่สุดคำถามคือเราจะสร้างฐานข้อมูลในสเปรดชีต excel ได้อย่างไร? ในบทความวันนี้เราจะแสดงวิธีสร้างเทมเพลตฐานข้อมูล excel
วิธีสร้างเทมเพลตฐานข้อมูลสำหรับ Excel
ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างบางส่วนของการสร้างเทมเพลตฐานข้อมูลใน excel
คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตฐานข้อมูล Excel ได้ที่นี่ - เทมเพลตฐานข้อมูล Excelตัวอย่าง # 1 - การสร้างเทมเพลตฐานข้อมูลการขาย
การขายเป็นรูปแบบของการสร้างรายได้ให้กับ บริษัท การเงินมีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจให้ราบรื่น การติดตามบันทึกการขายของคุณมีความสำคัญมากเช่นกัน ตอนนี้เราจะแสดงวิธีสร้างเทมเพลต“ ฐานข้อมูลการขาย” ใน excel
ขั้นตอนที่ 1:เมื่อข้อตกลงหรือข้อเสนอทางธุรกิจมาถึงเราจำเป็นต้องตัดสินใจเกี่ยวกับประเภทขององค์ประกอบที่เราต้องบันทึกเป็นส่วนหนึ่งของการขาย โดยทั่วไปการมีข้อมูลทุกประเภทเป็นทางเลือกที่ดี แต่หากข้อมูลสามารถเพิ่มรายการขยะของคุณได้ให้กำจัดข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกไป
ในมุมมองทั่วไปฉันได้กรอกหัวข้อทั่วไปไว้ด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 2:ตามหัวข้อแล้วเราสามารถเริ่มกรอกข้อมูลภายใต้หัวข้อที่เกี่ยวข้องได้ ฉันได้กรอกข้อมูลตัวอย่างด้านล่างแล้ว
หนึ่งในกฎทั่วไปของฐานข้อมูลคือควรอยู่ในรูปแบบตารางใน excel และแต่ละตารางควรมีชื่อเฉพาะของตัวเอง
ในขณะที่สร้างฐานข้อมูลเมื่อแก้ไขส่วนหัวของข้อมูลแล้วเราจำเป็นต้องแปลงรูปแบบเป็นรูปแบบตาราง ดังนั้นใน excel เราต้องแปลงสิ่งนี้เป็นตารางเท่านั้น
ในการสร้างตารางเราจำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อบังคับบางประการ ด้านล่างนี้เป็นกฎบางประการ
ระเบียนฐานข้อมูลไม่ควรมีแถวว่างและคอลัมน์ว่าง
รูปแบบฐานข้อมูลประเภทนี้เป็นอันตรายโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเรามีบันทึกจำนวนมากที่ต้องทำงานด้วย
สาเหตุหนึ่งที่ควรหลีกเลี่ยงแถวและคอลัมน์ว่างเหล่านี้เกิดจากความเชี่ยวชาญของสเปรดชีต ช่วงเวลาที่สเปรดชีตรู้จักแถวว่างหรือคอลัมน์ว่างจะถือว่าเป็นจุดสิ้นสุดของฐานข้อมูลและนำไปสู่การสรุปตัวเลขที่ไม่ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 3:ในการสร้างตารางให้วางเคอร์เซอร์ไว้ในข้อมูลแล้วกด Ctrl + Tเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบสร้างตาราง
ในหน้าต่างนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมาย“ ตารางของฉันมีส่วนหัว”เนื่องจากฐานข้อมูลของเรามีส่วนหัวมิฉะนั้น excel จะถือว่าส่วนหัวเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกข้อมูลเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 4:ตอนนี้ตารางของคุณมีลักษณะดังที่ระบุด้านล่าง
เนื่องจากได้สร้างตารางด้วยสีและการจัดรูปแบบของตารางเอง
เราสามารถเปลี่ยนรูปแบบตารางเริ่มต้นได้ วางเคอร์เซอร์ไว้ในตารางเพื่อดูแท็บใหม่ใน Ribbon เป็น "การออกแบบ" ภายใต้ "การออกแบบ" เราจะเห็นตัวเลือกมากมาย
ภายใต้สไตล์ตารางให้เลือกประเภทของสไตล์ตารางที่คุณต้องการใช้กับฐานข้อมูล
ต่อไปหลังจากสร้างตารางเราต้องตั้งชื่อตารางเพื่อตั้งชื่อเฉพาะให้กับตาราง ภายใต้การออกแบบมีเพียงเราเท่านั้นที่สามารถตั้งชื่อให้กับตารางได้
ตอนนี้เราสามารถอ้างถึงฐานข้อมูลนี้โดยใช้ชื่อตารางนี้“SalesRecords”
เนื่องจากเป็นรูปแบบตารางไปยังฐานข้อมูลระเบียนใหม่ใด ๆ ที่ป้อนด้านล่างระเบียนสุดท้ายจะถูกอัปเดตเป็นตารางนี้เอง
ในภาพด้านบนฉันได้ป้อนหมายเลขซีเรียลถัดไปเป็น 12 ถ้าฉันกดปุ่ม Enter ตอนนี้จะใช้แถวนี้ไปที่ตารางเท่านั้น
เช่นนี้โดยใช้ excel สเปรดชีตเราสามารถสร้างฐานข้อมูลของเราเองได้
ตัวอย่าง # 2 - เทมเพลต Excel ฐานข้อมูลลูกค้า
การสร้างเทมเพลต excel ฐานข้อมูลของลูกค้าถือเป็นกุญแจสำคัญสำหรับธุรกิจใด ๆ ในขณะที่สร้างเทมเพลตฐานข้อมูลใน excel สิ่งสำคัญคือต้องตัดสินใจว่าเราต้องรวบรวมข้อมูลประเภทใดเกี่ยวกับลูกค้า
ด้านล่างนี้เป็นรายละเอียดทั่วไปที่เรามักรวบรวมเกี่ยวกับลูกค้า
กรอกรายละเอียดตามหัวข้อ
ในทำนองเดียวกันสร้างรูปแบบตารางสำหรับฐานข้อมูล
ป้อนรายละเอียดลูกค้าอย่างต่อเนื่องในขณะที่คุณรวบรวมและตารางของคุณจะขยายโดยอัตโนมัติเมื่อฐานข้อมูลเพิ่มขึ้น
สิ่งที่ต้องจำ
- เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีเสมอในการดูแลรักษาข้อมูลในรูปแบบตารางเนื่องจากการใช้รูปแบบตารางอ้างอิงอัตโนมัติของการเพิ่มและการลบแถวและคอลัมน์เป็นไปได้
- ตั้งชื่อตารางให้ไม่ซ้ำกันเสมอ
- หากคุณถนัด MS Access ให้อัปโหลดไฟล์ไปยัง MS Access