การควบคุมทางบัญชีเป็นขั้นตอนและวิธีการที่นิติบุคคลนำมาใช้เพื่อการประกันความถูกต้องและความถูกต้องของงบการเงิน แต่การควบคุมทางบัญชีเหล่านี้ใช้เพื่อการปฏิบัติตามและเพื่อป้องกัน บริษัท และไม่ปฏิบัติตามกฎหมายกฎและ ข้อบังคับ.
การควบคุมทางบัญชีคืออะไร?
การควบคุมการบัญชีเป็นมาตรการและการควบคุมที่นำมาใช้โดยองค์กรที่นำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วทั้งองค์กรและทำให้มั่นใจว่างบการเงินมีความถูกต้องเมื่อนำเสนอต่อผู้สอบบัญชีนายธนาคารนักลงทุนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ
มีการควบคุมหลายประเภทที่นำไปใช้ภายในองค์กร นอกจากนี้ยังไม่มีนโยบายการควบคุมแบบตรงไปตรงมาที่บังคับใช้กับทุกองค์กร การประยุกต์ใช้การควบคุมสำหรับแต่ละองค์กรได้รับการออกแบบและนำไปใช้เพื่อให้เหมาะกับความต้องการประเภทของธุรกิจแรงบันดาลใจเป้าหมายและแนวทางอื่น ๆ
ประเภทของการควบคุมการบัญชี
การควบคุมภายในทางบัญชีมีสามประเภทหลัก ๆ
# 1 - การควบคุมนักสืบ
ตามชื่อที่แนะนำการควบคุมเหล่านี้เป็นการควบคุมที่ใช้ในการตรวจจับความคลาดเคลื่อนและความเบี่ยงเบนจากนโยบายที่มีอยู่ นอกจากนี้ยังตอบสนองวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบความสมบูรณ์
ตัวอย่างเช่น -การตรวจสอบยอดเงินสดที่แท้จริงในมือกับแคชเชียร์และเงินสดคงเหลือตามบัญชีจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าแคชเชียร์ทำงานได้ถูกต้องหรือไม่ นอกจากนี้ยังอาจแสดงถึงข้อผิดพลาดในการลงรายการบัญชีทางบัญชี ในสภาพแวดล้อมแบบคอมพิวเตอร์ที่ระบบมีการประมวลผลบัญชีจำนวนมากและแบบ end to end ในกรณีดังกล่าวเราอาจต้องการวางใบแจ้งหนี้ทดสอบและติดตามจนถึงการสรุปบัญชีเพื่อดูว่าให้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการหรือไม่ และเป็นไปตามข้อบังคับ
วิธีเดียวกับการเปรียบเทียบสต็อคจริงในคลังสินค้าและการปิดสต็อกตามหนังสือจะแสดงว่ามีปัญหาในการประมวลผลสินค้าคงคลังการแย่งชิงหรือการสูญเสียตามปกติ นอกจากนี้การตรวจสอบว่าทรัพย์สินทั้งหมดที่ปรากฏในหนังสือมีอยู่จริงเพื่อความปลอดภัยของทรัพย์สิน
จากตัวอย่างเราเข้าใจแล้วว่าการควบคุมของนักสืบถูกนำไปใช้อย่างไม่สม่ำเสมอและเป็นลักษณะการตรวจสอบมากกว่าเพื่อระบุข้อผิดพลาดหรือความคลาดเคลื่อน
# 2 - การควบคุมเชิงป้องกัน
การควบคุมจะใช้ทุกวันภายในองค์กรเพื่อหยุดข้อผิดพลาดหรือความคลาดเคลื่อนที่เกิดขึ้นตั้งแต่แรก เราสามารถพูดได้ว่านี่เป็นกฎที่ทุกคนในองค์กรต้องปฏิบัติในการทำงานประจำวัน
ตัวอย่างเช่น -ในสภาพแวดล้อมการบัญชีเมื่อบุคคลหนึ่งจองใบแจ้งหนี้ระบบจะส่งไปให้บุคคลอื่นเพื่อตรวจสอบและอนุมัติโดยเพื่อน เมื่อมีการบันทึกใบแจ้งหนี้แล้วทีมอื่นจะชำระเงินให้ สิ่งนี้เรียกว่าการแบ่งแยกหน้าที่และทำให้มั่นใจได้ว่าทุกวันจะมีบุคคลหนึ่งคนไม่สามารถควบคุมการจองและการจ่ายใบแจ้งหนี้ได้
การหมุนเวียนงานเป็นตัวอย่างคลาสสิกของการควบคุมเชิงป้องกัน ในองค์กรขนาดใหญ่หรือในสถานที่ที่สำคัญบุคลากรจะถูกถ่ายโอนเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลใด ๆ ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลหรือทรัพย์สินใด ๆ เป็นระยะเวลานานซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าบุคคลนั้นจะไม่เกี่ยวข้องกับการโจรกรรมหรือผิดกฎหมาย กิจกรรม.
ในสภาพแวดล้อมคอมพิวเตอร์การสำรองข้อมูลทุกวันบนคลาวด์ยังเป็นการควบคุมเชิงป้องกันเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญหายของข้อมูล
# 3 - การควบคุมแก้ไข
สิ่งเหล่านี้คือการควบคุมที่มาช่วยเมื่อการป้องกันและการตรวจสอบการควบคุมทั้งสองล้มเหลวเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ในสภาพแวดล้อมการบัญชีที่ลงรายการบัญชีรายการปรับปรุงหรือการแก้ไขเป็นตัวอย่างของการควบคุมการแก้ไข เมื่อปิดสมุดบัญชีหลังปีบัญชีและผู้ตรวจสอบพบปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไข การเปิดสมุดบัญชีปีการเงินอีกครั้งและการปรับเปลี่ยนที่ผู้สอบบัญชีถามก็เป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมแก้ไข
ตัวอย่างเช่น -ในขณะที่โพสต์รายการบันทึกประจำวันนักบัญชีได้หักบัญชีนายทอมแทนนายโรเบิร์ตเป็นเงิน 500 ดอลลาร์ในกรณีนี้ยอดทดลองยังคงเห็นด้วยและในภายหลังในการตรวจสอบบัญชีแยกประเภทข้อผิดพลาดนี้ถูกระบุ รายการแก้ไขที่นี่คือการหักบัญชี Mr. Robert และให้เครดิต Mr. Tom คนละ $ 500 สิ่งนี้เรียกว่าการควบคุมแก้ไข
ตัวอย่างการควบคุมภายในทางบัญชี
ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของการควบคุมทางบัญชี
- การแบ่งแยกหน้าที่ - ผู้ประมวลผลและผู้อนุมัติควรเป็นคนสองคนที่แตกต่างกัน
- ควรระบุรหัสผู้ใช้และรหัสผ่านที่เป็นอิสระให้กับพนักงานทุกคน
- ควรทำการตรวจสอบสินค้าคงคลังและทรัพย์สินทางกายภาพ
- ควรทำการกระทบยอดบัญชีธนาคารและการกระทบยอดงบทดลองอื่น ๆ
- ควรจัดทำเอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานเกี่ยวกับผังกระบวนการ
- เซอร์ไพรส์เช็คเงินสดย่อยและยอดคงเหลือในสมุดเงินสด
ข้อดีของการควบคุมภายในทางการบัญชี
ด้านล่างนี้คือข้อดีบางประการของการควบคุมทางบัญชี
- บันทึกการดำเนินการระบุบุคคลที่รับผิดชอบต่อข้อผิดพลาดใด ๆ
- ความถูกต้องของงบการเงินและการสมัครกองทุน
- การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
- เป็นประโยชน์ในการอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบ
- รากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับการเติบโตที่สำคัญยิ่งขึ้น
- การระบุและการแก้ไขความคลาดเคลื่อนที่ระบุ
- ประหยัดต้นทุนและทรัพยากร
ข้อเสียของการควบคุมภายในทางบัญชี
ด้านล่างนี้คือข้อเสียบางประการของการควบคุมทางบัญชี
- บางครั้งทำให้พนักงานหงุดหงิดและเสียเวลา
- ค่าใช้จ่ายสูงในการรักษาการควบคุมและมาตรฐาน
- พึ่งพางบการเงินและการตรวจสอบมากเกินไป
- การทำงานซ้ำซ้อน
ประเด็นสำคัญที่ควรทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงการควบคุมการบัญชี
- การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในกระบวนการหนึ่งส่งผลกระทบต่ออีกกระบวนการหนึ่ง
- ไม่ควรทำการเปลี่ยนแปลงในช่วงกลางของรอบระยะเวลาบัญชีเนื่องจากจะส่งผลกระทบต่อกระแสธุรกรรม
- การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ควรแจ้งให้ผู้ตรวจสอบทราบ
- การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ควรได้รับการบันทึกและสื่อสารอย่างดีกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด
- มันควรจะคุ้มทุน
สรุป
การควบคุมภายในทางบัญชีไม่ใช่พัฒนาการล่าสุดซึ่งมีมานานแล้ว ข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดของการควบคุมทางบัญชีคือการฟื้นฟูศรัทธาของประชาชนทั่วไปใน บริษัท จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ จากเหตุการณ์อื้อฉาวมูลค่าสูงในสหรัฐอเมริกาโดย บริษัท อย่าง Tyco และ Enron ทำให้ความเชื่อมั่นของประชาชนทั่วไปสั่นคลอนในระบบบัญชี
SOX เป็นที่รู้จักกันในนามพระราชบัญญัติ Sarbanes-Oxley ซึ่งตราขึ้นโดยรัฐสภาของสหรัฐอเมริกาเพื่อปกป้องผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากเรื่องอื้อฉาวทางบัญชีขององค์กร นอกจากนี้ยังทำให้องค์กรต้องปฏิบัติตามแนวทางการเปิดเผยข้อมูลขององค์กรและข้อกำหนดอื่น ๆ ประเด็นก็คือปัจจุบันการควบคุมทางบัญชีเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรใด ๆ โดยที่ระบบบัญชีก็เหมือนกับรถยนต์ที่ไม่มีเบรกและไม่มีใครอยากนั่งรถแบบนี้ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่องค์กรใดก็ตามที่ต้องการเติบโตอย่างยิ่งใหญ่และดีขึ้นจะต้องมีการควบคุมบัญชีที่แข็งแกร่ง