รายการบัญชีคืออะไร?
รายการบัญชีคือการบันทึกธุรกรรมทั้งหมดอย่างเป็นทางการในสมุดบัญชีของ บริษัท ที่มีการบันทึกเดบิตและเครดิตโดยทั่วไปและมีสามประเภท ได้แก่ รายการธุรกรรมการปรับรายการและการปิดรายการ
พูดง่ายๆรายการทางบัญชีคือการบันทึกธุรกรรมอย่างเป็นทางการโดยที่เดบิตและเครดิตของธุรกรรมบันทึกลงในบัญชีแยกประเภททั่วไป เป็นการบันทึกการทำธุรกรรมทางการค้าเป็นลายลักษณ์อักษร
ประเภทรายการบัญชี
รายการสมุดรายวันทางบัญชีมีสามประเภทดังนี้: -
# 1 - รายการธุรกรรม
รายการธุรกรรมเป็นรายการบัญชีพื้นฐานสำหรับเหตุการณ์ใด ๆ ในธุรกิจ ตัวอย่างเช่นใบเสร็จรับเงินจากลูกค้าใบเรียกเก็บเงินที่นำเสนอจากซัพพลายเออร์สำหรับการชำระเงินรายการรับเงินสดจากลูกค้าและการจ่ายเงินสดอื่น ๆ ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับ บริษัท รายการธุรกรรมเป็นเกณฑ์เงินสดและเกณฑ์คงค้าง
# 2 - การปรับรายการ
การปรับรายการคือรายการสมุดรายวันที่ทำเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี มันขึ้นอยู่กับการบัญชีคงค้าง จำเป็นต้องมีรายการสมุดรายวันการบัญชีในตอนท้ายเพื่อปรับยอดคงเหลือต่างๆในบัญชีแยกประเภทต่างๆซึ่งทำเพื่อให้เป็นไปตามฐานะการเงินของธุรกิจตามหลักการบัญชีเช่นเดียวกับ GAAP กล่าวคือหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป กล่าวโดยย่อคือจัดแนวผลลัพธ์ที่รายงาน
# 3 - การปิดรายการ
รายการปิดบัญชีคือรายการสมุดรายวันที่ทำเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี รายการประเภทนี้จะลงรายการบัญชีเพื่อเปลี่ยนการสิ้นสุดเพื่อรักษาบัญชีรายได้จากบัญชีชั่วคราวทั้งหมดเช่นบัญชีขาดทุนบัญชีกำไรบัญชีค่าใช้จ่ายและบัญชีรายรับ เป็นการโอนข้อมูลไปยังรอบบัญชีถัดไป
รายการสำหรับธุรกรรมจะทำผ่านซอฟต์แวร์โดยที่ผู้ทำธุรกรรมจะไม่รู้ว่าเขากำลังสร้างรายการบัญชีเช่นสร้างใบแจ้งหนี้ของลูกค้า พวกเขาบันทึกธุรกรรมทางการค้าทั้งหมดอย่างเป็นทางการ
ระบบการเข้าบัญชี
# 1 - รายการเดียว
คำว่า single entry ถูกใช้อย่างคลุมเครือเพื่อกำหนดวิธีการดูแลบัญชีที่ไม่เป็นไปตามหลักการที่เข้มงวดของการเข้าสองครั้ง อธิบายไม่ถูกว่าเป็นระบบ คำว่า 'รายการเดียว' ไม่ได้หมายความว่ามีเพียงรายการเดียวสำหรับแต่ละธุรกรรม การไม่มีผลสองเท่าของแต่ละธุรกรรมทำให้ไม่สามารถจัดเตรียมงบทดลองได้ และตรวจสอบความถูกต้องทางคณิตศาสตร์ของสมุดบัญชีทำให้เกิดความหละหลวมและเชิญชวนให้มีการฉ้อโกงและการยักยอก
ไม่สามารถจัดทำบัญชีกำไรขาดทุนและงบดุลเนื่องจากไม่มีบัญชีที่ระบุและบัญชีจริง ดังนั้นรายการเดียวไม่เพียง แต่ไม่สมบูรณ์ แต่ผลลัพธ์สุดท้ายก็ไม่น่าเชื่อถือเช่นกัน โดยทั่วไประบบนี้จะติดตามเฉพาะใบเสร็จรับเงินและการเบิกจ่ายเงินสดและแสดงเฉพาะผลลัพธ์ที่จำเป็นในการสร้างงบกำไรขาดทุน
ข้อดี
- ระบบการเข้าเพียงครั้งเดียวนั้นง่ายและราคาไม่แพง
- บุคคลมืออาชีพที่ไม่จำเป็นสำหรับการบำรุงรักษาระบบบัญชีรายการเดียว
- มีสรุปการทำธุรกรรมประจำวันเช่นรายรับและรายจ่าย
ข้อเสีย
- การขาดข้อมูลอาจส่งผลเสียต่อการวางแผนและการควบคุมเป้าหมายทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์
- ขาดการควบคุมในปัญหาอื่นที่ บริษัท ต้องเผชิญ
- ในกรณีที่สูญหายหรือถูกขโมยจะไม่สามารถค้นพบได้ผ่านระบบบัญชีเดียว
ตัวอย่าง
ที่นี่รายการเดียวจะทำสำหรับทุกธุรกรรม
# 2 - ระบบการทำบัญชีรายการคู่
ใช้เพื่อสร้างรายการเดบิตและเครดิตและในที่สุดก็นำไปสู่การสร้างชุดงบการเงินที่สมบูรณ์ ตามระบบการเข้า - ออกบัญชีทุกธุรกรรมมีสององค์ประกอบ หนึ่งคือหนี้คือเมื่อมีบางสิ่งเกิดขึ้นและเครดิตอีกอย่างเมื่อกำลังจะเข้ามาในภาษาง่ายๆสิ่งที่มาในเครดิตและสิ่งที่ออกไปคือหนี้ เป็นองค์ประกอบหลักของระบบทางเข้าคู่
ข้อดี
# 1 - บันทึกสมบูรณ์
ระบบ Double-entry ช่วยให้นักธุรกิจสามารถเก็บบันทึกธุรกรรมทั้งหมดได้อย่างสมบูรณ์เป็นระบบและถูกต้อง รายละเอียดของธุรกรรมหรือเหตุการณ์ใด ๆ ที่สามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา
# 2 - การตรวจสอบกำไรหรือขาดทุน
บันทึกอย่างเป็นระบบที่เก็บรักษาไว้ภายใต้ระบบการเข้าสองครั้งทำให้ธุรกิจสามารถตรวจสอบผลลัพธ์ของการดำเนินธุรกิจในช่วงเวลาใดก็ได้ เจ้าของสามารถทราบผลกำไรของการดำเนินธุรกิจเป็นระยะ
# 3 - ความรู้เกี่ยวกับฐานะการเงิน
ด้วยความช่วยเหลือของบัญชีจริงและบัญชีส่วนบุคคลสถานะทางการเงินของธุรกิจสามารถตรวจสอบได้อย่างถูกต้อง ทำได้โดยการจัดทำงบดุล
# 4 - การตรวจสอบความถูกต้องของบัญชี
ภายใต้ระบบการเข้าสองครั้งเดบิตทุกรายการจะมีเครดิต สามารถทดสอบความแม่นยำทางคณิตศาสตร์ของหนังสือได้โดยเตรียมคำสั่งที่เรียกว่า Trial balance
# 5 - ไม่มีขอบเขตของการฉ้อโกง
บริษัท รอดพ้นจากการฉ้อโกงและการยักยอกเนื่องจากข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับทรัพย์สินและหนี้สินทั้งหมดจะพร้อมใช้งาน
# 6 - หน่วยงานด้านภาษี
ธุรกิจสามารถตอบสนองหน่วยงานด้านภาษีได้หากเขาเก็บรักษาสมุดบัญชีของตนอย่างถูกต้องภายใต้ระบบการเข้าสองครั้ง
# 7 - จำนวนเงินที่ต้องชำระจากลูกค้า
สมุดบัญชีจะเปิดเผยจำนวนเงินเนื่องจากลูกค้า สามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังลูกค้าที่ไม่ได้ชำระบัญชีในทันที
# 8 - จำนวนเงินที่ต้องชำระจากซัพพลายเออร์
ผู้ค้าสามารถตรวจสอบได้จากสมุดบัญชีจำนวนเงินที่เขาเป็นหนี้กับเจ้าหนี้ของเขาและทำการจัดการที่เหมาะสมเพื่อจ่ายเงินให้พวกเขาทันที
# 9 - การศึกษาเปรียบเทียบ
ผลลัพธ์ของหนึ่งปีอาจเปรียบเทียบกับปีก่อนหน้าและอาจมีการยืนยันเหตุผลของการเปลี่ยนแปลง
ข้อเสีย
- ไม่เหมาะสำหรับนักธุรกิจขนาดเล็กเนื่องจากมีความซับซ้อนจึงไม่แนะนำสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
- มันแพง.
- ไม่มีความแม่นยำก่อนที่จะทำการทดลองใช้
ตัวอย่าง
ตัวอย่างที่ 1 - ซื้อเครื่องด้วยเงินสด
รายการในงบการเงินสำหรับรายการเดียวกันจะอยู่ด้านล่าง -
ตัวอย่างที่ 2 - ดอกเบี้ยที่ได้รับจากบัญชีเงินฝากธนาคาร
รายการในงบการเงินสำหรับสิ่งเดียวกันจะอยู่ด้านล่าง: -
รายการคู่จะแสดงทั้งเดบิตและเครดิตว่าบัญชีใดถูกหักบัญชีและได้รับเครดิต