ความหมายของการควบคุมงบประมาณ
การควบคุมงบประมาณเรียกว่าการตั้งค่างบประมาณโดยผู้บริหารเพื่อให้ทราบความแตกต่างระหว่างประสิทธิภาพจริงและประสิทธิภาพตามงบประมาณของ บริษัท และยังช่วยผู้จัดการในการใช้งบประมาณเหล่านี้เพื่อตรวจสอบและควบคุมต้นทุนต่างๆภายในรอบระยะเวลาบัญชีที่กำหนด
เป็นกระบวนการวางแผนและควบคุมการทำงานทั้งหมดขององค์กรผ่านการเปรียบเทียบและวิเคราะห์ตัวเลขงบประมาณกับผลลัพธ์จริง โดยการเปรียบเทียบตัวเลขงบประมาณกับผลลัพธ์จริงจะระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงและจุดที่สามารถลดต้นทุนได้หรือต้องแก้ไขตัวเลขงบประมาณ
ประเภทการควบคุมงบประมาณ
มีการควบคุมหลายประเภทที่องค์กรสามารถนำไปใช้ได้ -
# 1 - การควบคุมการปฏิบัติงาน
ครอบคลุมรายได้และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานซึ่งจำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจแบบวันต่อวัน ตัวเลขจริงกับงบประมาณจะถูกเปรียบเทียบทุกเดือนในกรณีส่วนใหญ่ ช่วยในการควบคุม EBITDA - รายได้ก่อนหักภาษีดอกเบี้ยค่าเสื่อมราคาและค่าตัดจำหน่าย
# 2 - การควบคุมกระแสเงินสด
นี่เป็นงบประมาณสำคัญที่ควบคุมความต้องการเงินทุนหมุนเวียนและการจัดการเงินสด เงินสด crunches อาจเป็นอันตรายต่อการทำงานในชีวิตประจำวันดังนั้นนี่จึงเป็นสิ่งสำคัญ
# 3 - การควบคุม Capex
ครอบคลุมรายจ่ายลงทุนเช่นการซื้อเครื่องจักรหรือการสร้างอาคาร เนื่องจากต้องใช้เงินจำนวนมากการควบคุมที่นี่จึงช่วยในการกำจัดของเสียและลดต้นทุน
มีการเตรียมงบประมาณอย่างไร
งบประมาณจัดทำขึ้นตามค่าใช้จ่ายก่อนหน้าและคำนึงถึงค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเกิดขึ้นได้ ปัจจุบันในสภาพแวดล้อมคอมพิวเตอร์ที่มีการจัดทำงบการเงินในเอกสาร excel เรามีตัวเลือกในการเลือกค่าเฉลี่ยรายไตรมาสหรือรายปี
ตัวอย่างเช่น - หากเราต้องการจัดเตรียมงบประมาณสำหรับเดือนกรกฎาคม 2019 โดยพิจารณาจากผลประกอบการไตรมาสที่ 2 จะมีลักษณะดังนี้ -
ที่นี่สูตรงบประมาณเดือนกรกฎาคม = (เมษายน + พฤษภาคม + มิถุนายน) / 3คือค่าเฉลี่ยของเดือนเมษายนพฤษภาคมและมิถุนายน
ในตารางด้านบนจากผลประกอบการจริงในเดือนเมษายนพฤษภาคมและมิถุนายนเราคาดว่ายอดขายจะอยู่ที่ 6,250 ดอลลาร์และมีกำไรสุทธิ 383 ดอลลาร์ในเดือนกรกฎาคม
สมมติว่าเราได้ผลลัพธ์จริงสำหรับเดือนกรกฎาคมและเปรียบเทียบกับงบประมาณเดือนกรกฎาคมเพื่อให้ได้ส่วนต่าง -
ในกรณีนี้ยอดขายจริงในเดือนกรกฎาคมเกินงบประมาณไป 150 เหรียญ ตอนนี้อาจเป็นเพราะยิ่งขายได้ในปริมาณมากขึ้นหรือราคาขายต่อหน่วยเพิ่มขึ้นเล็กน้อย หากราคาขายต่อหน่วยคงที่ในเดือนกรกฎาคมแสดงว่าทีมขายทำงานได้ดีกว่าค่าเฉลี่ยและนั่นคือเหตุผลที่ยอดขายเพิ่มขึ้น
การวิเคราะห์เพิ่มเติมจะแสดงให้เห็นว่าภูมิภาคใดและผลิตภัณฑ์ใดที่ยอดขายเพิ่มขึ้น เช่นเดียวกับที่ต้นทุนการดำเนินงานเพิ่มขึ้น 33 ดอลลาร์ซึ่งอาจเป็นเพราะต้นทุนที่เพิ่มขึ้นของวัสดุป้อนข้อมูลใด ๆ หรืออาจเกิดจากการขายเพิ่ม
ข้อดีและข้อเสียของการควบคุมงบประมาณ
ข้อดี
- เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการวัดผลงานของแผนกบุคคลและศูนย์ต้นทุน
- การระบุพื้นที่สำหรับการลดและการปรับปรุงประสิทธิภาพ
- ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นและการลดต้นทุนทำให้เกิดผลกำไรสูงสุด
- นอกจากนี้ยังช่วยในการแนะนำและสร้างแรงจูงใจตามผลงาน
- การลดต้นทุนเป็นเป้าหมายหลักเสมอ
- ปรับปรุงการประสานงานระหว่างแผนกเนื่องจากผลลัพธ์และต้นทุนมีความสัมพันธ์กัน
- ให้ข้อมูลเชิงลึกสำหรับการวิเคราะห์เชิงลึกและการดำเนินการแก้ไขใด ๆ
- เป็นประโยชน์ในการบรรลุเป้าหมายระยะยาวขององค์กร
ข้อเสีย
- ตัวเลขงบประมาณมักจะต้องมีการแก้ไขเนื่องจากการคาดการณ์ในอนาคตทำได้ยาก
- กระบวนการที่ใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูงต้องการคนและทรัพยากรกระบวนการควบคุมงบประมาณ
- กระบวนการนี้บางครั้งต้องมีการประสานงานระหว่างหน่วยงานต่างๆเป็นงานที่ยาก
- กระบวนการนี้ต้องได้รับการอนุมัติและการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง
- การเปรียบเทียบความเป็นจริงกับงบประมาณเสมอเป็นผลเสียต่อแรงจูงใจของพนักงาน
ข้อ จำกัด
- อนาคตเป็นสิ่งที่ไม่สามารถคาดเดาได้ดังนั้นงบประมาณจึงไม่รับประกันอนาคตที่ราบรื่นสำหรับองค์กร
- ส่วนใหญ่ใช้งานหมายเลขที่บันทึกไว้ในอดีต
- ไม่สนใจข้อมูลประชากรและปัจจัยทางเศรษฐกิจอื่น ๆ อีกมากมาย
- นโยบายของรัฐบาลและการปฏิรูปภาษีไม่สามารถคาดเดาได้เสมอไป
- เหตุการณ์ทางธรรมชาติเช่นฝนมรสุมภัยแล้งและปัจจัยที่ไม่สามารถควบคุมได้อื่น ๆ ส่งผลกระทบต่อผลการดำเนินงานที่แท้จริงขององค์กรซึ่งไม่สามารถนำมาพิจารณาเป็นงบประมาณได้
ประเด็นสำคัญที่ควรทราบ
- รายได้หรือค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะได้รับที่ไม่ได้รวมไว้ก่อนหน้านี้ควรรวมอยู่ในงบประมาณ
- ฟังก์ชั่นการควบคุมไม่ควรมีลักษณะที่รุนแรงที่จะทำให้บุคลากรตกอยู่ภายใต้ความกดดันหากเป็นเช่นนั้นจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง
- มาตรฐานต้องมีการแก้ไขเป็นระยะ
- การเปลี่ยนแปลงใด ๆ จะต้องแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบโดยทันทีหรือล่วงหน้า
- การเปลี่ยนแปลงในการผลิตการขายหรือหน้าที่ใด ๆ ภายในองค์กรจะส่งผลกระทบต่อฟังก์ชันการควบคุม
- พื้นฐานของการปันส่วนต้นทุนมีความสำคัญในการวิเคราะห์ระดับจุลภาคดังนั้นหากมีการเปลี่ยนแปลงในพื้นฐานของการจัดสรรต้นทุนควรวิเคราะห์อย่างละเอียดก่อนนำไปใช้
สรุป
การควบคุมงบประมาณเป็นสิ่งสำคัญมากของกิจกรรมประจำวันขององค์กรและโอกาสในระยะยาว เมื่อวางอย่างระมัดระวังไม่เพียง แต่ช่วยในการควบคุมต้นทุน แต่ยังช่วยในการปรับปรุงประสิทธิภาพอีกด้วย ยังมีสิ่งอื่น ๆ เช่นการคิดต้นทุนมาตรฐานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของมันด้วย
ที่นี่เราสามารถคำนวณต้นทุนประสิทธิภาพผลผลิตหรือผลต่างผสม ฯลฯ ดังนั้นจึงระบุเหตุผลที่แท้จริงที่อยู่เบื้องหลังความแปรปรวนเมื่อเราเปรียบเทียบกิจกรรมในช่วงเวลาหนึ่งกับกิจกรรมอื่น เนื่องจากในการแข่งขันแบบตัดคอในปัจจุบันองค์กรต่างๆมักมุ่งมั่นเพื่อความเป็นเลิศและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและการควบคุมงบประมาณจะช่วยในการระบุและบรรลุนโยบายและแนวปฏิบัติเหล่านั้น
ระบุว่ามีปัญหาหรือโอกาสในการปรับปรุงในการจัดหาวัสดุป้อนข้อมูลผลลัพธ์ที่ต้องการจากวัสดุปัญหาการประมวลผลหรือการบริหารทีมขาย ดังนั้นเพื่อให้เข้าใจถึงหน้าที่ทางธุรกิจอย่างสมบูรณ์และการวิเคราะห์สาเหตุของผลลัพธ์ต่างๆการควบคุมงบประมาณจึงเป็นเครื่องมือสำคัญอย่างหนึ่งในมือของฝ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้องกับองค์กร